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Mit optimierten Geschäftsprozessen Geld sparen

Komplizierte und ineffiziente Abläufe im Betrieb sind vielen Unternehmern ein Dorn im Auge, denn sie mindern nicht nur die Effizienz und Produktivität, sondern sind letztendlich auch für eine schlechte Kostenstruktur verantwortlich. Die Prozessoptimierung ist daher im unternehmerischen Bereich ein wichtiges Thema, um Geld zu sparen. Eine Modernisierung des Workflows kann enorme Potenziale bieten, auch wenn diese anfänglich aufgrund des Aufwands häufig gescheut wird.

Ressourcenfresser ausfindig machen und eliminieren

Unabhängig davon, ob im Büro oder in der Werkstatt: Störfaktoren beeinflussen die Wertschöpfungskette negativ. In der Praxis sorgen fehlende Materialien, lange Übergangszeiten, komplizierte Teilschritte und Co. für eine zeitliche Verzögerung in der Produktion, bei Projekten oder bei der Dienstleistung – das Unternehmen wird ausgebremst und die verfügbaren Ressourcen nicht optimal eingesetzt.
Kommt dann noch eine Expansion des Unternehmens oder eine Erweiterung auf neue Geschäftsfelder und Märkte hinzu, wird die Überdenkung von bestehenden Strukturen und Prozessen umso notwendiger. Denn oft entstehen hier neue Prozesse nebenher oder es wird ein einmal sinnvoller Prozess genutzt, der sich in der neuen Situation als wahrer Ressourcenfresser entpuppt. Damit die Prozessoptimierung mit dem Unternehmen skaliert werden kann, wird ein professionelles Werkzeug für die Prozessoptimierung notwendig. Eine moderne Lösung ermöglicht dabei den genauen Vergleich der Ist-Situation mit dem Soll-Zustand, um festgesetzte Unternehmensziele mit einer andauernden Verbesserung der Geschäftsprozesse zu erreichen, die mit einfachen Programmen wie Excel oder ähnlichem nahezu unmöglich ist.

Tipp: Mehr über das Verfahren des Business Process Managements können Sie auf dieser Seite der SER Group, einem Hersteller von Unternehmenssoftware, erfahren. Dort können Sie mehr über die einzelnen Phasen der Prozessoptimierung, ihre Geschichte und ihre Vorteile lernen.

Digitaler Wandel bietet Potenziale – in Deutschland werden diese aber nicht genutzt

Wie bereits erwähnt, werden für diverse Unternehmensbereiche in vielen Betrieben ungeeignete Tools genutzt. Statt auf flexible Suites zu setzen, werden bestehende Programme verwendet, um die Prozessoptimierung oder andere geschäftliche Belange zu realisieren. Oftmals scheuen Unternehmer den Aufwand für die Auswahl, Einführung und Einarbeitung neuer digitaler Werkzeuge – gerade Deutschland hinkt beim digitalen Wandel hinterher.
Denn die finanziellen sowie geschäftlichen Vorteile zeigen sich nach einer Einführung einer professionellen Lösung meist erst zu einem späteren Zeitpunkt. Ratsam ist es daher, mehr Investitionen in neue Software und Hardware zu stecken, damit das Unternehmen effizienter laufen kann. Die Anschaffungskosten können sich dann zügig wieder amortisieren.
Werden weiterhin Programme verwendet, die sich nicht gut für die Strukturierung von komplexen Prozessen eignen, kann es kurz oder langfristig zu diesen Problemen im Unternehmen kommen:

• Steigende Komplexität: Sobald mehrere Personen und Abteilungen an einem Ablauf oder Projekt zusammenarbeiten, kann es kritisch werden. Schnell sind verschiedene Versionen von Dokumenten im Umlauf oder E-Mails verstopfen Postfächer, wodurch relevante Informationen untergehen.

• Lückenhafte oder fehlende Dokumentation von Prozessabläufen: Geht ein langjähriger Mitarbeiter in den Ruhestand, der über detailliertes Prozesswissen verfügt, kommt es zu Schwierigkeiten bei der Einarbeitung von neuem Personal. Dieses kann in Folge nur schwer die Prozesse durchschauen und muss das Wissen mühselig aufholen.

• Erschwerter Rechercheaufwand beim Informationsmanagement: In wachsenden Unternehmen gibt es keine Datendrehscheibe, aus der sich relevante Informationen in Echtzeit abrufen lassen. Es ist nicht klar, an welchem Ort Dokumente zu einem bestimmten Kunden oder Vorgang gefunden werden können – oft fliegen die Daten überall im Unternehmen verteilt rum. Um eine Bewertungsgrundlage für wichtige Entscheidungen zu schaffen, müssen die Informationen in diesem Fall zunächst zeitaufwändig aus mehreren Abteilungen und Kanälen zusammengeführt werden – teils aus unterschiedlichen Dateiformaten.

Vorteile der Prozessoptimierung – für Entscheider und Angestellte

Mit den digitalen Helfern gibt es viele mögliche Ansatzpunkte bei einem Optimierungsvorhaben der Unternehmensabläufe. Zum einen kann ein bestehender Prozess im Rahmen einer Digitalisierung hinterfragt und neu gestaltet werden, um der aktuellen Situation und den derzeitigen Unternehmenszielen besser zu entsprechen. Weiterhin können zudem bestimmte Prozessschritte zusammengefasst oder eliminiert werden, um die Effizienz und somit den Umsatz zu steigern. Oft lassen sich auch Routineaufgaben automatisieren, was zu einer Entlastung des Personals führt, welches sich dann wieder um geschäftskritischere Anliegen kümmern kann.
Die Digitalisierung der Prozessoptimierung hat aber nicht nur Vorteile für den Mitarbeiterpool und das gesamte Unternehmen – auch Führungskräfte und Entscheider können profitieren. Denn mit einem digitalen System wird eine valide Datenbasis geschaffen, mit der die Auswertung und Bewertung von kritischen Vorgängen und Entscheidungen schneller realisiert werden kann, als wenn die benötigten Informationen zuvor manuell mühsam zusammengetragen werden müssen.

Fazit: Digitalisierungsschritt bei der Prozessoptimierung lohnt sich

Heutzutage lassen sich in jedem Betrieb komplexe Vorgänge mit einer Vielzahl von Beteiligten finden. Eine digitale Prozessoptimierung eignet sich daher nicht nur für Großkonzerne sondern auch für Mittelständler. Mit dieser können hocheffiziente Abläufe gestaltet, Ressourcen gespart und kritische Entscheidungen besser getroffen werden – ganz zu schweigen von dem enormen Potenzial für finanzielle Einsparungen. Grundsätzlich hält die deutliche Mehrheit der deutschen Unternehmen eine Digitalisierung auch für sinnvoll – bei vielen KMUs wird eine digitale Lösung im Bereich der Prozessoptimierung jedoch noch nicht verwendet. Daher sollten Sie sich nicht scheuen, Ihre Digitalisierungsstrategie im Unternehmen zu überdenken und Veränderungen zu wagen: Die Investitionskosten sowie der Aufwand für eine Einführung haben sich bei der Prozessoptimierung schnell ausgezahlt.

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